Actualizado: · Revisado por Esc. Pedro Alberto Vildósola, Registro 329 · Matrícula N° 2473, Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires
En resumen: el escribano certifica que una firma pertenece a una persona o que una fotocopia es fiel al original. Dato clave: la certificación acredita la firma, no el contenido del documento. Si el documento se usará en otra jurisdicción necesita legalización del Colegio de Escribanos; si se usará en el exterior, además Apostilla (en los más de 120 países del Convenio de La Haya). También puede hacerse de forma remota por videoconferencia. Consultas al 4576-1539.
Habitualmente es necesario certificar firmas de personas y fotocopias para trámites legales. La escribanía realiza todo tipo de certificaciones con la mayor celeridad.
¿Qué es una certificación de firma?
Una certificación de firma es la comprobación por medio de un oficial público que una firma pertenece a una persona determinada. El escribano debe verificar el documento de identidad del firmante (DNI, LC, LE o Pasaporte) y retener una fotocopia para sus registros.
¿Qué es una certificación de fotocopia?
Una certificación de fotocopia es la validación por un oficial público de que la fotocopia es una copia fiel de un documento y no presenta adulteraciones o cambios. La escribanía generalmente realiza la fotocopia para garantizar su legitimidad.
¿Cuándo hay que legalizar una certificación?
Cuando una certificación va a ser utilizada en una jurisdicción distinta a la del escribano certificante, debe ser legalizada. El Colegio de Escribanos de la Capital Federal verifica la firma del escribano.
¿Cómo se legaliza?
La legalización se realiza ante el Colegio de Escribanos de la Capital Federal, que verifica la firma del escribano certificante y autentica el documento para su uso en otras jurisdicciones.
Apostilla de La Haya para uso en el exterior
La Apostilla de La Haya es el único trámite de autenticación exigido para que un documento público argentino surta efectos en los países miembros del Convenio de La Haya (más de 120 países). Reemplaza a la legalización tradicional en cadena (escribano → Colegio → Cancillería) por un solo trámite.
El proceso habitual para documentos notariales es:
- El escribano certifica la firma o fotocopia
- El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires legaliza la firma del escribano
- El Ministerio de Relaciones Exteriores (Cancillería) aplica la Apostilla sobre el documento ya legalizado
La Apostilla se tramita en la Cancillería Argentina (Esmeralda 1212, CABA). La escribanía puede asesorarlo sobre el proceso y preparar la documentación en la forma exigida.
¿Necesita sus documentos para usar en el exterior? Consúltenos antes de iniciar el trámite para asegurarse de que el documento sea aceptado en el país de destino. Algunos países no integran el Convenio de La Haya y requieren el proceso de legalización consular.
Certificación, legalización y apostilla: qué es cada cosa
Son escalones distintos y sucesivos. Saber cuál necesita evita traslados innecesarios y trámites rechazados:
| Trámite | Qué acredita | Quién lo hace | Cuándo lo necesita |
|---|---|---|---|
| Certificación | Que la firma pertenece a esa persona, o que la fotocopia es fiel al original | El escribano | Siempre: es el punto de partida |
| Legalización | Que la firma y el sello del escribano son auténticos | Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires | Si el documento se usará en otra jurisdicción del país |
| Apostilla | Autentica el documento para el exterior en un solo trámite | Cancillería (Ministerio de Relaciones Exteriores) | Si se usará en un país del Convenio de La Haya (+120 países) |
| Legalización consular | Autenticación en cadena ante el consulado del país de destino | Consulado del país destinatario | Si el país de destino no integra el Convenio de La Haya |
¿Qué NO hace una certificación de firma?
Es la confusión más frecuente y conviene tenerla clara antes de firmar:
- No valida el contenido del documento. El escribano da fe de que la firma pertenece a una persona determinada, no de que lo escrito sea cierto, legal o conveniente.
- No convierte al documento en instrumento público. El documento sigue siendo un instrumento privado con la firma certificada.
- No reemplaza a la escritura pública. Los actos que la ley exige otorgar por escritura —compraventa de inmuebles, poderes, hipotecas, donación de inmuebles— no se resuelven con una certificación de firma.
- No sustituye el asesoramiento. Si el documento tiene efectos patrimoniales importantes, conviene que el escribano lo revise antes de firmar, no solo que certifique la firma.
Dato útil: certificar las firmas de un contrato le da fecha cierta, algo que puede ser decisivo. En un boleto de compraventa, por ejemplo, la fecha cierta es uno de los requisitos para que el comprador tenga prioridad frente a embargos y frente a la quiebra del vendedor.
Servicios adicionales
¿Se hacen certificaciones de urgencia?
Sí, con costos adicionales. Consultar disponibilidad.
¿Se hacen certificaciones a domicilio?
Sí, con costos adicionales de traslado.
¿Se puede certificar de forma remota?
Sí. El Colegio de Escribanos autorizó la certificación remota por videoconferencia.
Requisitos para la certificación de firmas
- Documento de identidad vigente del firmante (DNI, LC, LE o Pasaporte)
- La escribanía retiene fotocopia del documento para sus registros
- El firmante debe estar presente al momento de la certificación
Requisitos para la certificación de fotocopias
- Presentar el documento original junto con la fotocopia
- El escribano verifica que la copia sea fiel al original
- No deben presentarse adulteraciones en la copia
Marco legal de las certificaciones notariales
| Norma | Qué establece |
|---|---|
| Ley 404 Orgánica Notarial de CABA |
Regula la función notarial en la Ciudad de Buenos Aires, incluida la facultad del escribano de certificar firmas e impresiones digitales y de expedir copias autenticadas, en su carácter de oficial público. |
| Código Civil y Comercial art. 314 |
Regula el reconocimiento de la firma en instrumentos privados y el valor probatorio del documento cuya firma ha sido reconocida o certificada. |
| Código Civil y Comercial art. 317 |
Regula la fecha cierta de los instrumentos privados y su oponibilidad a terceros: es el efecto principal que produce la certificación de firmas. |
| Convención de La Haya de 1961 (Apostilla) |
Suprime la exigencia de legalización consular para documentos públicos destinados a los países firmantes: basta la Apostilla emitida por la autoridad competente. |
Para iniciar su trámite, contáctenos para coordinar un turno.
Teléfono: 4576-1539
Email: escribanovildosola@gmail.com
Preguntas frecuentes sobre certificaciones
¿La certificación de firma valida lo que dice el documento?
No. El escribano da fe de que la firma pertenece a una persona determinada, no de que el contenido sea cierto, legal o conveniente. El documento sigue siendo un instrumento privado: la certificación no lo convierte en instrumento público.
¿Tengo que estar presente para certificar mi firma?
Sí, el firmante debe estar presente y firmar ante el escribano con su documento de identidad vigente. Como alternativa, el Colegio de Escribanos habilitó la certificación remota por videoconferencia, que permite hacerlo sin concurrir a la escribanía.
¿Qué diferencia hay entre legalización y apostilla?
La legalización la realiza el Colegio de Escribanos y verifica que la firma y el sello del escribano sean auténticos; sirve para usar el documento en otra jurisdicción del país. La Apostilla la emite la Cancillería y autentica el documento para su uso en el exterior, en los países del Convenio de La Haya. Si el país de destino no integra el Convenio, corresponde legalización consular.
¿Para qué sirve darle fecha cierta a un contrato?
La fecha cierta acredita de manera indubitable cuándo se firmó el documento y lo hace oponible a terceros. En un boleto de compraventa, por ejemplo, es uno de los requisitos para que el comprador de buena fe tenga prioridad frente a embargos y frente a la quiebra del vendedor.
¿Puedo certificar la fotocopia de cualquier documento?
Debe presentar el original junto con la fotocopia; el escribano verifica que la copia sea fiel y que no presente adulteraciones. Habitualmente la escribanía realiza la fotocopia para garantizar su legitimidad. Algunos organismos exigen requisitos propios sobre qué documentos aceptan en copia certificada: conviene consultarlo antes.
¿Se pueden hacer certificaciones fuera de la escribanía o con urgencia?
Sí. La escribanía realiza certificaciones a domicilio y certificaciones de urgencia, en ambos casos con costos adicionales. Conviene consultar disponibilidad por teléfono al 4576-1539 antes de coordinar.